📧💸 Automação em Python: Assistente Inteligente de E-mails de Cobrança 📧💸

Resumo rápido: um script em Python que lê uma planilha com clientes, gera faturas em PDF, envia e-mails personalizados via Outlook e registra tudo num log. Ideal para reduzir tempo com cobranças e manter histórico para auditoria.

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Por que isso ajuda sua empresa? 🤔

• Evita retrabalho manual (copiar/colar e-mails).

• Mantém linguagem padronizada e profissional.

• Gera prova de envio (PDF + log).

• Ajuda a acelerar recebimentos e reduzir inadimplência.

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O que você precisa ter antes de rodar 🛠️

1. Windows com Microsoft Outlook instalado (automatização usa Outlook).

2. Python 3.8+ instalado.

3. Bibliotecas: pandas, openpyxl, pywin32, fpdf.
   Instale com:

   pip install pandas openpyxl pywin32 fpdf
   

4. Uma planilha Excel (clientes.xlsx) com estas colunas (exatas):
   Cliente | Email | Valor | Vencimento | Pago
   Exemplo:

   Cliente	Email	Valor	Vencimento	Pago
   Acme Ltda	cliente@acme.com	1500.0	2025-08-10	Não
   Bento SA	financeiro@bento.br	320.5	2025-09-01	Sim

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Código completo (salve como assistente_cobranca.py) 💻

# assistente_cobranca.py
import os                                # 1
import pandas as pd                      # 2
import win32com.client as win32          # 3
from datetime import datetime            # 4
from fpdf import FPDF                    # 5
import unicodedata                       # 6

# Configurações
EXCEL_INPUT = "clientes.xlsx"            # 7
LOG_FILE = "log_cobrancas.xlsx"          # 8
PASTA_FATURAS = "faturas"                # 9

os.makedirs(PASTA_FATURAS, exist_ok=True) # 10

def nome_arquivo_seguro(texto):           # 11
    nf = unicodedata.normalize('NFKD', texto).encode('ASCII', 'ignore').decode()  # 12
    nf = "".join(c for c in nf if c.isalnum() or c in (' ', '-', '_')).strip()    # 13
    nf = nf.replace(" ", "_")                                                       # 14
    return nf.lower() + ".pdf"                                                     # 15

def gerar_pdf(cliente, valor, vencimento, pasta=PASTA_FATURAS): # 16
    nome = nome_arquivo_seguro(f"fatura_{cliente}")                           # 17
    caminho = os.path.join(pasta, nome)                                       # 18
    pdf = FPDF()                                                              # 19
    pdf.add_page()                                                            # 20
    pdf.set_font("Arial", size=12)                                            # 21
    pdf.cell(0, 10, txt=f"Fatura - {cliente}", ln=1, align="C")               # 22
    pdf.ln(5)                                                                 # 23
    pdf.cell(0, 10, txt=f"Valor: R$ {valor:,.2f}", ln=1)                       # 24
    pdf.cell(0, 10, txt=f"Vencimento: {vencimento.strftime('%d/%m/%Y')}", ln=1)# 25
    pdf.output(caminho)                                                       # 26
    return caminho                                                            # 27

def enviar_emails():                                                           # 28
    df = pd.read_excel(EXCEL_INPUT, engine="openpyxl")                         # 29
    outlook = win32.Dispatch("Outlook.Application")                            # 30
    enviados = []                                                              # 31

    for idx, row in df.iterrows():                                             # 32
        cliente = str(row.get("Cliente", "")).strip()                          # 33
        email = str(row.get("Email", "")).strip()                              # 34
        valor = float(row.get("Valor", 0))                                     # 35
        venc = pd.to_datetime(row.get("Vencimento"))                           # 36
        pago = str(row.get("Pago", "")).strip().lower()                        # 37
        dias_atraso = (datetime.now() - venc.to_pydatetime()).days            # 38

        if not email or pago in ("sim", "s", "yes", "true"):                   # 39
            continue                                                            # 40

        if dias_atraso <= 0:                                                   # 41
            continue                                                            # 42

        if dias_atraso < 10:                                                   # 43
            mensagem = f"Olá {cliente},\n\nSua fatura venceu em {venc:%d/%m/%Y}. Pode regularizar, por favor?\n\nObrigado!"  # 44
        elif dias_atraso < 30:                                                 # 45
            mensagem = f"Olá {cliente},\n\nSua fatura de R$ {valor:,.2f} está em aberto há {dias_atraso} dias. Precisamos regularizar.\n\nAtt." # 46
        else:                                                                  # 47
            mensagem = f"Atenção {cliente},\n\nSua fatura está vencida há {dias_atraso} dias. Entre em contato para evitar medidas.\n\nAt.te." # 48

        fatura = gerar_pdf(cliente, valor, venc)                               # 49

        mail = outlook.CreateItem(0)                                           # 50
        mail.To = email                                                        # 51
        mail.Subject = f"Cobrança - {cliente} - R$ {valor:,.2f}"                # 52
        mail.Body = mensagem                                                   # 53
        mail.Attachments.Add(os.path.abspath(fatura))                          # 54

        try:
            mail.Send()                                                        # 55
            enviados.append({"Cliente": cliente, "Email": email, "Valor": valor, "Vencimento": venc, "DiasAtraso": dias_atraso, "Fatura": fatura, "EnviadoEm": datetime.now()}) # 56
            print(f"E-mail enviado para {cliente} -> {email}")                 # 57
        except Exception as e:
            print(f"Falha ao enviar para {cliente}: {e}")                      # 58

    if enviados:                                                               # 59
        df_log = pd.DataFrame(enviados)                                        # 60
        if os.path.exists(LOG_FILE):                                           # 61
            df_antigo = pd.read_excel(LOG_FILE, engine="openpyxl")             # 62
            df_novo = pd.concat([df_antigo, df_log], ignore_index=True)        # 63
            df_novo.to_excel(LOG_FILE, index=False)                            # 64
        else:
            df_log.to_excel(LOG_FILE, index=False)                             # 65

if __name__ == "__main__":                                                    # 66
    enviar_emails()                                                            # 67

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Explicação linha por linha (linguagem simples) 🧾🔍

Vou explicar cada linha numerada acima. Se preferir, copie o código e acompanhe.

1 import os

• Importa o módulo que ajuda a trabalhar com pastas e arquivos (criar pasta, juntar caminhos).

2 import pandas as pd

• Importa o pandas, usado para ler e escrever planilhas Excel e manipular tabelas de dados.

3 import win32com.client as win32

• Importa a biblioteca que permite controlar o Outlook no Windows (enviar e-mails automaticamente).

4 from datetime import datetime

• Traz a classe datetime para calcular datas e horas (ex.: quantos dias de atraso).

5 from fpdf import FPDF

• Importa o gerador de PDF simples, usado para criar a fatura em PDF.

6 import unicodedata

• Usado para “limpar” nomes (tirar acentos) e gerar nomes de arquivos seguros.

7 EXCEL_INPUT = "clientes.xlsx"

• Nome do arquivo Excel que o script vai ler (coloque sua planilha com este nome ou altere aqui).

8 LOG_FILE = "log_cobrancas.xlsx"

• Nome do arquivo onde vamos guardar o registro dos e-mails enviados.

9 PASTA_FATURAS = "faturas"

• Pasta onde os PDFs das faturas serão salvos.

10 os.makedirs(PASTA_FATURAS, exist_ok=True)

• Cria a pasta faturas se ela não existir (não dá erro se já existir).

11 def nome_arquivo_seguro(texto):

• Início de uma função que transforma texto (nome do cliente) em nome de arquivo seguro.

12 nf = unicodedata.normalize('NFKD', texto).encode('ASCII', 'ignore').decode()

• Remove acentos e caracteres especiais (transforma 'José' em 'Jose').

13 nf = "".join(c for c in nf if c.isalnum() or c in (' ', '-', '_')).strip()

• Mantém só letras, números, espaços, traço e underline — elimina outros símbolos.

14 nf = nf.replace(" ", "_")

• Substitui espaços por underscore para formar nomes de arquivo amigáveis.

15 return nf.lower() + ".pdf"

• Retorna o nome final em minúsculas com extensão .pdf.

16 def gerar_pdf(cliente, valor, vencimento, pasta=PASTA_FATURAS):

• Inicia a função que cria o PDF da fatura para um cliente.

17 nome = nome_arquivo_seguro(f"fatura_{cliente}")

• Cria um nome seguro para o PDF, usando o nome do cliente.

18 caminho = os.path.join(pasta, nome)

• Monta o caminho completo do arquivo (pasta + nome do arquivo).

19 pdf = FPDF()

• Cria um objeto PDF vazio para começar a escrever.

20 pdf.add_page()

• Adiciona a primeira página ao PDF.

21 pdf.set_font("Arial", size=12)

• Define a fonte (tipo e tamanho) para escrever no PDF.

22 pdf.cell(0, 10, txt=f"Fatura - {cliente}", ln=1, align="C")

• Escreve o título da fatura (centralizado).

23 pdf.ln(5)

• Pula uma linha para dar espaço.

24 pdf.cell(0, 10, txt=f"Valor: R$ {valor:,.2f}", ln=1)

• Escreve o valor formatado com duas casas decimais.

25 pdf.cell(0, 10, txt=f"Vencimento: {vencimento.strftime('%d/%m/%Y')}", ln=1)

• Escreve a data de vencimento no formato dia/mês/ano.

26 pdf.output(caminho)

• Salva o arquivo PDF no disco no caminho criado.

27 return caminho

• Retorna o caminho do PDF gerado (para anexar no e-mail).

28 def enviar_emails():

• Início da função principal que faz a leitura da planilha, gera PDFs e envia e-mails.

29 df = pd.read_excel(EXCEL_INPUT, engine="openpyxl")

• Lê a planilha clientes.xlsx para uma tabela (df = data frame).

30 outlook = win32.Dispatch("Outlook.Application")

• Conecta ao Outlook para poder criar e enviar e-mails.

31 enviados = []

• Lista vazia para registrar (na memória) os envios bem sucedidos.

32 for idx, row in df.iterrows():

• Começa a percorrer cada linha da planilha (cada cliente).

33 cliente = str(row.get("Cliente", "")).strip()

• Pega o nome do cliente da linha; transforma em texto e limpa espaços extras.

34 email = str(row.get("Email", "")).strip()

• Pega o e-mail do cliente.

35 valor = float(row.get("Valor", 0))

• Lê o valor (número) da fatura; se não tiver, usa 0.

36 venc = pd.to_datetime(row.get("Vencimento"))

• Converte a data de vencimento para um objeto de data do pandas.

37 pago = str(row.get("Pago", "")).strip().lower()

• Verifica na coluna "Pago" se a fatura já foi quitada (texto em minúsculo).

38 dias_atraso = (datetime.now() - venc.to_pydatetime()).days

• Calcula quantos dias se passaram desde o vencimento (dias de atraso).

39 if not email or pago in ("sim", "s", "yes", "true"):

• Se não tiver e-mail ou se a fatura estiver marcada como paga, pula este cliente.

40 continue

• Pula para o próximo cliente na planilha.

41 if dias_atraso <= 0:

• Se não há atraso (vencimento futuro ou hoje), pula também.

42 continue

• Pula para o próximo registro.

43 if dias_atraso < 10:

• Se o atraso for menor que 10 dias — mensagem mais suave.

44 mensagem = f"... (texto educado) ..."

• Define o texto do e-mail para esse caso (você verá no código real).

45 elif dias_atraso < 30:

• Se atraso entre 10 e 29 dias — mensagem mais direta.

46 mensagem = f"... (texto intermediário) ..."

• Texto correspondente ao caso.

47 else:

• Se 30 dias ou mais — mensagem mais firme.

48 mensagem = f"... (texto firme) ..."

• Texto final para atraso crítico.

49 fatura = gerar_pdf(cliente, valor, venc)

• Chama a função para criar o PDF da fatura e guarda o caminho do arquivo.

50 mail = outlook.CreateItem(0)

• Cria uma nova mensagem de e-mail no Outlook.

51 mail.To = email

• Define o destinatário.

52 mail.Subject = f"Cobrança - {cliente} - R$ {valor:,.2f}"

• Define o assunto do e-mail (útil para organização).

53 mail.Body = mensagem

• Coloca o texto no corpo do e-mail.

54 mail.Attachments.Add(os.path.abspath(fatura))

• Anexa o PDF que acabamos de gerar.

55 mail.Send()

• Envia o e-mail (pode abrir aviso de segurança no Outlook em alguns PCs).

56 enviados.append({...})

• Se deu certo, guardamos dados sobre esse envio (cliente, data, arquivo).

57 print(f"E-mail enviado para {cliente} -> {email}")

• Imprime no terminal que o e-mail foi enviado (útil para acompanhar execução).

58 except Exception as e: / print(f"Falha...")

• Se der erro no envio, registra na tela qual foi o problema (não para todo o script).

59 if enviados:

• Depois de terminar a varredura, se houver envios bem sucedidos, vamos gravar no log.

60 df_log = pd.DataFrame(enviados)

• Converte a lista de envios em uma tabela (para salvar no Excel).

61 if os.path.exists(LOG_FILE):

• Se o arquivo de log já existe, vamos anexar ao que já tem.

62 df_antigo = pd.read_excel(LOG_FILE, engine="openpyxl")

• Lê o log antigo.

63 df_novo = pd.concat([df_antigo, df_log], ignore_index=True)

• Junta o antigo com os novos registros.

64 df_novo.to_excel(LOG_FILE, index=False)

• Salva tudo de volta no arquivo de log (completo).

65 else: df_log.to_excel(LOG_FILE, index=False)

• Se não havia log, cria um novo com os envios.

66 if __name__ == "__main__":

• Padrão Python: se você rodar este arquivo diretamente, executa o que vem a seguir.

67 enviar_emails()

• Chama a função principal para começar o processo.

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Como usar — passo a passo simples ✅

1. Coloque assistente_cobranca.py e clientes.xlsx na mesma pasta.

2. Abra o terminal (Prompt) nessa pasta.

3. Instale dependências: pip install pandas openpyxl pywin32 fpdf

4. Rode: python assistente_cobranca.py

5. Observe no terminal as mensagens de sucesso/erro. Verifique a pasta faturas/ e o arquivo log_cobrancas.xlsx.

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Dicas importantes e boas práticas ⚠️

• Teste primeiro com 1 ou 2 e-mails (coloque seu próprio e-mail) antes de rodar em toda base.

• Outlook pode mostrar um alerta de segurança; algumas empresas bloqueiam automações — consulte o time de TI.

• Não use para spam: envie apenas cobranças válidas e respeite regras de comunicação.

• Mantenha backup da planilha original antes de rodar.

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Variações e melhorias que você pode pedir depois 🔧

• Enviar em lotes (por ex. 50 por vez).

• Integração com SMTP (para quem não usa Outlook).

• HTML no corpo do e-mail (assinatura com logo).

• Interface simples em Tkinter para selecionar arquivo e rodar com 1 botão.

• Agendamento diário (via Agendador de Tarefas do Windows).

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